Starten Sie Ihre Karriere mit

Wir suchen SIE!

Office-ManagerIn der Abteilung Gebäude und Technik

Office-ManagerIn der Abteilung Gebäude und Technik

An der Universität Graz arbeiten ForscherInnen und Studierende in einem breiten fachlichen Spektrum an Lösungen für die Welt von morgen. Unsere WissenschafterInnen entwickeln Strategien, um den aktuellen Herausforderungen der Gesellschaft zu begegnen. Die Universität Graz bekennt sich zur Leistungsorientierung, fördert Karrierewege und bietet mehrfach ausgezeichnete Rahmenbedingungen für gesellschaftliche Diversität in einer zeitgemäßen Arbeitswelt - unter dem Motto: We work for tomorrow. Werden Sie Teil davon!

Die Abteilung für Gebäude und Technik sucht eine/n

Office-ManagerIn der Abteilung Gebäude und Technik

(40 Stunden/Woche; befristet auf 1 Jahr; zu besetzen ab sofort)

Ihr Aufgabengebiet

* Selbstständige und eigenverantwortliche Entgegennahme und Zuteilung aller telefonisch und schriftlich einlangender Störmeldungen/Beschwerden/Anfragen/Bedarfe; Hauptverantwortliche für das Stör- und Reparaturmanagement im CAFM System - Annahme der Tickets, Koordinierung der Teilbereiche, Abstimmung mit den BereichsleiterInnen, etc.
* Selbstständige und eigenverantwortliche Durchführung der allgemeinen Sekretariatsarbeiten (Postabwicklung, Parteienverkehr, Aussendungen von bevorstehenden Baustellen/Reparaturarbeiten etc.). Beschaffung der Büromaterialien, Bestellung von PCs/Handys/Arbeitskleidung, etc.
* Unterstützung bzw. Vertretung bei Bestellungen jeglicher Art für die Abteilungskostenstelle und zugehörige Innenaufträge bzw. für HofarbeiterInnen und deren Bereichsleitung; Datenbanken - und Listen pflegen z.B. SharePoint, Uni Graz Online, Personalkalender SAP & Outlook, Baustellenkalender
* Hauptverantwortliche(r) für den Bereich des elektronischen Schließmanagements; Vergabe von Berechtigungen und Verwaltung derselben
* Selbständige Führung der Personalakten für alle ~ 40 MitarbeiterInnen der Abteilung Gebäude und Technik: Verwaltung und selbstständige Administration von jeglichen Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstände, Gesundmeldungen, Pflegefreistellungen, Karenzen, Dienstreisen, etc.)
* Betreuung neuer MitarbeiterInnen der Abteilung Gebäude und Technik: Vergabe einer E-Mail Adresse, Durchwahl, Schlüssel, Gleitzeitdatei.
* Unterstützung bei sämtlichen relevanten Agenden des Lohn- und Sozialdumpings: Abfrage (2x im Jahr) bei der Finanzpolizei und dem Kompetenzzentrum LSDB über sämtliche (Bau)firmen der Universität und Verwaltung derselben
* Unterstützung bei Datenschutzangelegenheiten der Abteilung Gebäude und Technik (Wartung und Pflege der Phoenix-Datenbank, Kontrolle aller Personalordner der Abteilung in Hinblick auf die datenschutzrelevanten Bestimmungen).

Ihr Profil

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Bürokauffrau/mann, Verwaltungsassistent/in oder berufsbildende mittlere Schule (z.B. HAS etc.)
* Sehr gute EDV Kenntnisse (Windows, Word, Excel, Outlook, SAP, Uni Graz Online, Internet, SharePoint, CAFM, Software für elektronische Schließsysteme)
* Sehr gute Deutschkenntnisse C2
* Datenschutzkenntnisse (wünschenswert)
* Mind. 3 Jahre Berufs- bzw. Büroerfahrung
* Kenntnisse der Universität (wünschenswert)
* Selbstständigkeit
* Eigenverantwortung
* Genauigkeit
* Flexibilität
* Belastbarkeit
* Teamfähigkeit

Unser Angebot

Einstufung

Gehaltsschema des Universitäten-KV: IIa
Gehaltsschema des VBG (im Fall einer universitätsinternen Versetzung): v3/2

Mindestgehalt

Das kollektivvertragliche Mindestentgelt gemäß der angegebenen Einstufung beträgt € 1.899,70 brutto/Monat. Durch anrechenbare Vordienstzeiten und sonstige Bezugs- und Entlohnungsbestandteile kann sich dieses Mindestentgelt erhöhen.

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit. Es erwarten Sie flexible Arbeitszeiten sowie zahlreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Nutzen Sie die Chance für den Einstieg in ein herausforderndes Arbeitsumfeld, geprägt von Teamgeist und Freude am Job.

Ende der Bewerbungsfrist: 25. August 2021
Kennzahl: AB/88/99 ex 2020/21

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bei Interesse senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse etc.) innerhalb der angegebenen Bewerbungsfrist unter Angabe der Kennzahl bitte per E-Mail an:

bewerbung@uni-graz.at

Menschen an der Universität Graz

Allgemeine Anfragen

Bewerbungsmanagement
Personalressort
Halbärthgasse 88010 Graz
+43 (0)316 380 - 2150
bewerbung(at)uni-graz.at

Bewerbungen

Personalressort
Halbärthgasse 88010 Graz
+43 (0)316 380 - 2150

Über dieses Unternehmen

Karl-Franzens-Universität Graz


0

13 Jobangebote

Über diesen Job

Office-ManagerIn der Abteilung Gebäude und Technik

in
Österreich

Aktualität
05.08.2021

Tätigkeitsbereich
Sekretär/in | Assistent/in

Anstellungsart
Vollzeit

Positionsebene

Weiterempfehlen

1 Job

Office-ManagerIn der Abteilung Gebäude und Technik

bei Karl-Franzens-Universität Graz


* Pflichtfelder

Loading...

Ähnliche Jobs

Das könnte Sie interessieren